Zasekli jste se? 7 tipů, jak se v projektu posunout
Sedíte u počítače a marně se snažíte si odškrtnout alespoň jeden z mnoho úkolů, které v projektu máte? Přešlapujete na místě? Nedaří se vám projekty dotáhnout do konce? Pokud se v těchto řádcích nacházíte, následující tipy jsou přesně pro vás.
1. Změňte prostředí
Chaos na pracovním stole, neustále přicházející emaily nebo telefonující kolega za rohem není ideálním místem pro koncentrovanou práci. Seberte se a zkuste jít pracovat do oblíbené kavárny. Už jen krátká procházka trochu okysličí váš mozek a možná i s přísunem kofeinu přijdou i nové nápady. Stejně tak nemusí být ideálním místem pro práci domov. Od práce na projektu vás můžou odvádět děti, ale i domácí práce, které v kontrastu k dlouhému seznamu úkolů vypadají podezřele lákavě.
2. Dopřejte si pauzu a odstup
Zní to paradoxně. Přesně ve chvílích, kdy nestíháte, přeskakujete z úkolu na úkol, potřebujete pauzu. Dopřejte si krátký odstup. Běžte si zaběhat, pusťte si jeden (!) díl oblíbeného seriálu, dejte si meditaci. Necháte odpočinout hlavu a načerpáte tak novou energii. Dalším benefitem je, že získáte odstup. Znáte to, pro stromy nevidíte les. Právě odstup vám umožní „helicopter view“ na celý projekt a možná odhalíte strategii, kterou jste pro dlouhý seznam úkolů neviděli.
3. Zkuste jinou techniku
Pokud máte seznam milníků nebo jednotlivých úkolů, které se vážou k projektu, napsané v odrážkách pod sebou, je možné, že se rychle ztratíte v jejich důležitosti i termínech. Skvělým pomocníkem můžou být myšlenkové mapy, ať už ty na papíře, nebo online. Možná objevíte nové souvislosti, které při lineární evidenci úkolů přehlížíte. Na škodu nemusí být vytvořit si časovou osu, kde nejlépe uvidíte zase časové konsekvence. Pro robustnější projekty můžete zkusit pracovat v aplikacích jako je Asana, Trello nebo OneNote.
4. Získejte další názory
Máte pocit, že se točíte v kruhu? Nedaří se vám najít ideální řešení nebo prostě cítíte, že potřebujete nový impuls? Zkuste danou problematiku probrat s kolegou, který vás může nasměrovat dobrým směrem. Přínosné může být i prodiskutovat úkoly z projektu i s někým, kdo není do problematiky zasvěcen. Můžete získat úhel pohledu, který jste doposud opomíjeli.
5. Rozkrájejte projekt
Pracujete na velkém projektu, jehož deadline je za dlouho? Nenechte se uchlácholit pocitem, že máte spoustu času, a naporcujte projekt na menší celky, ke kterým připojte i termíny. Předejdete neustálému odkládání projektu na později, protože máte přeci dost času. Také podpoříte své sebevědomí a odhodlání projekt dotáhnout do konce, když si budete moct odškrtávat jednotlivé menší úkoly.
6. Zapovězte multitasking
Pokud je vaším stylem žonglovat mnoho úkolů naráz, zpozorněte. Nejenže multitasking není efektivnější, naopak dlouhodobě přetěžujete mozek. Úkoly nejspíš nedokončíte včas a ani v potřebné kvalitě. Stanovte si úkol, na kterém budete pracovat a nenechte se zviklat a vyrušovat jinými povinnostmi.
7. Udělejte reálný plán a dodržte ho
Na papíře nebo v mobilní aplikaci vypadá seznam úkolů dlouhý jak účtenka z měsíčního nákupu zvládnutelně. Ale buďte upřímní, opravdu je reálné vše stihnout? Vezměte si úkol po úkolu a doplňte k němu odhad hodin, který více odpovídá skutečnosti. Nezapomeňte i na úkoly, které řešíte každý den a máte pocit, že „nestojí“ žádný čas. Ona i emailová agenda nebo domlouvání firemního meetingu není na „5 minut“. Nejspíš dojdete k tomu, že jste byli příliš ambiciózní. Seznam úkolů proškrtejte – určete si priority, vyberte úkoly, které hoří. Udělejte si přehled úkolů, které můžete delegovat a předejte je dál. Neplánujte si 100 % svého času. Nejspíš bude třeba řešit další povinnosti. Záleží na povaze vaší práce, ale dobré je naplánovat si 60–80 % svého času. A teď to podstatné, plánu se držte.
Přejeme vám co nejvíc dokončených úkolů a projektů.