Drobné změny, díky kterým budete nejen v práci efektivnější 

Máte nabitý diář? Nestíháte? Říkáte si, jak zvládnout všechny aktivity a povinnosti, a to nejen na začátku školního roku? Připravili jsme si pro vás několik jednoduchých tipů, které vám ve výsledku pomůžou ušetřit mnoho času.

Pište si denní to-do listy i měsíční výhledy

Neustále nosíme v hlavě kvanta myšlenek, úkolů a povinností. Snažte se své hlavě odlehčit a co nejvíc úkolů přesuňte na jedno místo – To-Do list. Je jedno, jestli sáhnete po papíru, připíchnete si úkoly na nástěnku, zapíšete si je do diáře nebo využijete mobilní aplikace. Důležité je, aby zvolené řešení bylo pro vás maximálně jednoduché a komfortní, jen tak ho zvládnete využívat dlouhodobě. To-Do list pravidelně revidujte. Můžete zkusit svůj den zahájit sepsáním úkolů na celý den, nebo naopak můžete svůj pracovní den končit tak, že si sepíšete úkoly na následující den. 

Kromě každodenního To-Do listu se nám osvědčilo udržovat i měsíční plán. Opět je jedno, jestli zvolíte mobilní verzi, papírový diář nebo budete mít samostatný papír, na který budete sem tam koukat. Pokud máte více projektů, schůzek, ale i osobních povinností spojených třeba s aktivitami dětí, je dobré mít makropohled nad celým měsícem. Díky tomu budete schopni si lépe plánovat i denní povinnosti a lépe ukočírujete kumulování několika povinností a úkolů do jednoho momentu.

Používejte sdílený kalendář

Nejspíš princip sdílených kalendářů znáte z práce, kdy s vybranými kolegy sdílíte svůj pracovní kalendář. Velmi dobře tento princip uplatníte i v osobním životě. Můžete sdílet svůj kalendář s členy rodiny nebo si můžete vytvořit rodinný kalendář, kam budou všichni uživatelé moct přidávat plánované aktivity, kroužky dětí, narozeniny, dovolené, lékaře atd. 

Stejně dobře můžou fungovat i sdílené poznámky. Některé telefony umožňují navzájem si sdílet nejen kalendář, ale i poznámky. Můžete si tak společně vést rodinný seznam úkolů, tipů na vánoční a narozeninové dárky, vysněná místa na dovolené atd. 

Drobné úkoly dělejte hned

Nejspíš znáte metodu GTD (Getting Things Done). Dá se říct, že její hlavní princip jsme pospali už pár řádku výše – tedy zapsat si vše na papír nebo do poznámek a vyčistit si tak hlavu. Součástí GTD doporučení také je dělat drobné úkoly hned. Pokud vám vyřízení úkolu zabere stejné množství času jako zapsat si ho jako úkol, tak je nesmysl ho rovnou neudělat. Obecně se uvádí, že je dobré ihned odbavovat úkoly, které zaberou kolem 2 minut. 

Toto pravidlo můžete převézt i na běžné činnosti v domácnosti – oblečení uklízejte do skříní hned, když přijdete domů. Pračku vyndejte ve chvíli, kdy zapípá, že doprala. K lékaři si o výsledky zavolejte okamžitě, kdy na vás poznámka v telefonu vyskočila. K těmto činnostem byste se museli stejně po chvíli vrátit a mezitím byste na ně ale mysleli. 

Mějte vyhrazená okna na konkrétní práci

O tom, že multitasking nefunguje, jsme se vás snažili přesvědčit již v tomto článku. Někdy je skutečně výzvou neskákat jako žába z úkolu na úkol. Abyste byli co nejefektivnější, vyhraďte si pro vybranou práci či činnost konkrétní časové okno. To bude pro vás značně přínosné, speciálně pokud půjde o činnosti jako je odpovídání na emaily nebo zprávy na sociálních sítích. Odpovídání na zprávy a emaily často nevnímáme jako práci, která zabere příliš mnoho času, protože ji děláme tak něj průběžně. Zkuste si na ně vyhradit třeba jednu hodinu denně ráno nebo odpoledne. 

Vypínejte notifikace

Abyste se dokázali na práci soustředit, potřebujte nebýt vyrušováni – emaily, zprávy, telefony, notifikacemi na telefonu nebo i kolegy. Vypněte se v emailu upozornění na nově příchozí emailu, vypněte si vizuální i zvukové signály na telefonu, a to i pro aplikace. Ono i rozsvícení obrazovky vás dokáže vyvézt z koncentrace. Možná vám pomůže dát telefon i mimo dosah ruky a očí. S kolegy v práci se domluvte na signálech, kdy nechcete být vyrušováni. Dobře fungují sluchátka.